Urząd Miasta Gostynin

1.        Obsługa klienta

Do zakresu czynności sekretariatu (kancelarii) należy:

• Udzielanie informacji interesantom, w razie potrzeby kierowanie ich do właściwych komórek organizacyjnych,
• Przyjmowanie i rozdział wpływów (pism, akt),
• Prowadzenie ewidencji wpływów specjalnych i wartościowych,
• Wysyłanie pism,
• Przyjmowanie i nadawanie telefonogramów, faksów, e-maili.

Sprawy przyjmowane są w formie ustnej (w tym drogą telefoniczną) oraz pisemnej. Każda sprawa rozpatrywana i rozwiązywana jest bez zbędnej zwłoki. W przypadku osobistego kontaktu większość spraw załatwiana jest na miejscu. Sprawy obejmujące szersze spektrum zagadnień, bardziej skomplikowane, załatwiane są po przeprowadzeniu koniecznych analiz, konsultacji i uzgodnień, w zależności od specyfiki przedłożonej sprawy. Pisemne odpowiedzi przesyłane są do klienta niezwłocznie, ale nie później niż 14 dni od dnia wpływu pisma do Spółki.

Informacje na temat sposobu i wymagań dotyczących spraw związanych z:

- wydawaniem warunków technicznych przyłączenia nowych odbiorców do miejskiej sieci ciepłowniczej,

-   dokonywaniem uzgodnień dokumentacji projektowej sieci, przyłączy i węzłów cieplnych.

Dla uproszczenia procedury załatwiania powyższych spraw opracowany został odpowiedni wzór wniosku  do wypełnienia przez wnoszącego sprawę. Wzór wniosku dostępny jest na stronie internetowej Spółki: www.mpec.wgostyninie.pl w zakładce Informacje dla odbiorców.

Sekretariat przyjmuje druk wraz z niezbędnymi dokumentami.

W przypadku zgłoszeń dotyczących sieci m.in. awarii, kontroli parametrów nośnika ciepła tj. temperatur i natężenia przepływu w źródle ciepła jak i w węzłach cieplnych itp. – sprawy nie wymagające konsultacji załatwiane są niezwłocznie – wg kolejności zgłoszeń, pozostałe – bardziej skomplikowane w terminach uzgodnionych z osobami zgłaszającymi.

2.        Rozliczanie odbiorców

Rozliczanie odbiorcy usług następuje od momentu zawarcia umowy sprzedaży ciepła i zainstalowania i zaplombowania przez pracowników Rejonu Sieci urządzeń pomiarowo-rozliczeniowych (ciepłomierza i wodomierza na uzupełnianiu instalacji wewnętrznych nośnikiem ciepła).

Podstawą rozliczenia za świadczone przez Spółkę usługi dostarczania ciepła jest:

·         wielkość mocy zamówionej przez odbiorcę,

·     wskazania urządzeń pomiarowo-rozliczeniowych (ciepłomierza i wodomierza na uzupełnianiu instalacji wewnętrznych nośnikiem ciepła) z ważną cechą legalizacyjną,

·    stawki i ceny opłat w wysokości zatwierdzonej w taryfie dla ciepła przez Prezesa Urzędu Regulacji Energetyki.

Na podstawie danych uzyskanych z odczytów, dokonywanych przez pracowników Spółki wystawiane są faktury określające wielkość mocy zamówionej, ilość pobranego ciepła i ilość pobranego nośnika ciepła oraz wynikającą z tego tytułu należność do zapłaty. Faktura dostarczona jest przez pracownika Spółki lub drogą pocztową na adres do korespondencji. W wyjątkowych przypadkach odbiorca może podawać telefonicznie stan ciepłomierza i wodomierza. Wskazania urządzeń pomiarowo-rozliczeniowych są okresowo kontrolowane przez pracowników Spółki.

3.        Płatności

Płatności wynikające z faktury mogą być dokonywane w następujących formach:

• gotówką w kasie znajdującej się w siedzibie Spółki – bez dodatkowych prowizji,
• gotówką lub przelewem za pośrednictwem poczty lub banków – prowizja wg stawek poszczególnych placówek,
• przelewem na podstawie stałej dyspozycji płatności zgłoszonej w banku prowadzącym ROR odbiorcy – prowizja wg stawek poszczególnych placówek
• przelewem składanym w banku odbiorcy.

4.        Reklamacje

W przypadku awarii ciepłomierza lub wodomierza w węźle cieplnym ilość pobranego ciepła ustala się zgodnie z umową sprzedaży ciepła.

5.        Kontrola zaległości

Płatności z tytułu świadczonych przez Spółkę usług podlegają ciągłemu monitorowaniu. W przypadku nieuregulowania należności za okres przekraczający dwa miesiące powiadamiamy odbiorcę o powstały zaległościach, a w skrajnych przypadkach o zamiarze odcięcia ciepła. W powiadomieniu jest podany termin odcięcia dostawy ciepła.