Urząd Miasta Gostynin

Zagraniczny dokument stanu cywilnego, który jest dowodem zawarcia małżeństwa, urodzenia lub zgonu oraz ich rejestracji, może zostać przeniesiony do rejestru stanu cywilnego w Polsce. Transkrypcja zagranicznego dokumentu polega na wiernym przepisaniu jego treści, z uwzględnieniem tylko tych danych, które przewiduje polskie prawo. 
 

Jak załatwić sprawę

1. Należy złożyć w urzędzie.
2. Uiścić stosowną opłatę skarbową.
3. Po rozpatrzeniu wniosku wydany zostanie odpis zupełny aktu po transkrypcji zagranicznego dokumentu lub decyzja o odmowie transkrypcji.

 

Wymagane dokumenty

1. Wniosek o transkrypcję zagranicznego dokumentu stanu cywilnego.
2. Oryginalny dokument stanu cywilnego, który podlega transkrypcji, wydany przez zagraniczny organ, który go sporządził (dokumenty muszą być przetłumaczone na język polski przez tłumacza przysięgłego lub polskiego konsula).
3. Dowód uiszczenia opłaty skarbowej.
4. Do wglądu dokument tożsamości wnioskodawcy – dowód osobisty, paszport.
5. Aby załatwiać sprawę przez pełnomocnika, należy przygotować odpowiednie pełnomocnictwo. Przy składaniu kopii takiego pełnomocnictwa, musi być ona poświadczona za zgodność z oryginałem przez:
   • notariusza lub
   • adwokata lub radcę prawnego, który jest pełnomocnikiem w sprawie lub
   • upoważnionego pracownika urzędu, który prowadzi sprawę, wówczas należy okazać również oryginał dokumentu.

Opłaty

50 zł – opłata skarbowa za wydanie odpisu zupełnego po przeniesieniu zagranicznego dokumentu stanu cywilnego do rejestru stanu cywilnego.
 

Opłatę można dokonać:

• w kasie Urzędu Miasta Gostynina, ul. Rynek 1,

• przelewem na rachunek bankowy Urzędu Miasta Gostynina:

89 1020 3974 0000 5302 0006 6258

Tytułem: „Opłata skarbowa za transkrypcję dokumentu stanu cywilnego…” - należy podać imię i nazwisko osoby, której akt  dotyczy.
 

Możliwe opłaty dodatkowe
17 zł – opłata skarbowa za złożenie dokumentu, który potwierdza udzielenie pełnomocnictwa. Pełnomocnictwo udzielone małżonkowi, wstępnemu (rodzicowi, dziadkowi), zstępnemu (dziecku, wnukowi, prawnukowi) lub rodzeństwu jest zwolnione z opłaty.

 

Miejsce złożenia i odbioru

Wniosek można złożyć w wybranej siedzibie USC na terenie całego kraju.

 

Termin odpowiedzi

Niezwłocznie, zgodnie z kolejnością wpływających wniosków.

 

Tryb odwoławczy

Kierownik USC może odmówić dokonania transkrypcji. Wówczas wydana zostanie decyzja administracyjna o odmowie. Od decyzji przysługuje odwołanie do Wojewody Mazowieckiego w terminie 14 dni od dnia jej doręczenia za pośrednictwem organu, który wydał decyzję.

 

Uwagi

1. Dokument stanu cywilnego sporządzony za granicą może być przeniesiony do rejestru stanu cywilnego na wniosek osoby, której akt dotyczy lub osoby, która wykaże interes prawny bądź interes faktyczny w przypadku rejestracji zgonu.
2. Nie można transkrybować zagranicznego dokumentu stanu cywilnego, który wywołuje wątpliwości co do jego autentyczności. Autentyczność dokumentu można potwierdzić poprzez:

• legalizację go przez polskiego konsula lub 
• opatrzenie go w klauzulę apostille.

3. Nie możesz transkrybować dwukrotnie tego samego dokumentu.
4. Transkrypcji można dokonać bez względu na to, czy osoba, której akt dotyczy, jest obywatelem polskim czy cudzoziemcem.  
5. Zagraniczny dokument stanu cywilnego, który nie zawiera wszystkich danych wymaganych przez polskie prawo, ma zmniejszoną moc dowodową. Taki dokument może być uzupełniony lub sprostowany na wniosek osoby, której dotyczy, jej przedstawiciela ustawowego lub z urzędu.
6. Wniosek o transkrypcję dokumentu potwierdzającego zawarcie małżeństwa, w którym małżonkowie mogą złożyć oświadczenie o nazwisku jakie będą nosić po ślubie oraz o nazwisku dla dzieci zrodzonych z tego małżeństwa (o ile zagraniczny dokument nie zawiera tych danych), musi być podpisany przez oboje małżonków.

 

Podstawa prawna

1. Ustawa z dnia 28 listopada 2014 r.- Prawo o aktach stanu cywilnego
2. Ustawa z dnia 16 listopada 2006 r. o opłacie skarbowej

 

Pliki do pobrania

Wniosek o wpisanie zagranicznego aktu urodzenia

Wniosek o wpisanie zagranicznego aktu małżeństwa

Wniosek o wpisanie zagranicznego aktu zgonu