Urząd Miasta Gostynin

 Biuro Organizacyjne Burmistrza

siedziba: Ratusz Miejski, ul. Rynek 1  - pokój nr 204
tel. 24-236-07-20, 24-236-07-24,

Sekretarz - mgr Anna Wilińska

Zakres działania wydziału:

1. Zapewnianie sprawnego funkcjonowania urzędu i prawidłowej obsługi obywateli;
2. Zapewnianie obsługi sekretariatu burmistrza i Zastępcy burmistrza;
3. Kierowanie obiegiem korespondencji w urzędzie;
4. Prowadzenie ewidencji wyjazdów służbowych;
5. Prowadzenie rejestru kontroli zewnętrznych;
6. Przyjmowanie zamówień oraz sporządzanie umów na wykorzystywanie sali konferencyjnej;
7. Prowadzenie obsługi organizacyjno-technicznej posiedzeń Burmistrza;
8. Przygotowywanie sprawozdań międzysesyjnych z zakresu działania Urzędu, jednostek organizacyjnych oraz spółek miejskich;
9. Prowadzenie rejestru upoważnień i pełnomocnictw dla pracowników urzędu lub osób świadczących usługi na rzecz Gminy Miasta Gostynina oraz dla kierowników jednostek organizacyjnych;
10. Prowadzenie rejestru zarządzeń burmistrza oraz nadzór nad ich publikacją w Biuletynie Informacji Publicznej;
11. Przygotowywanie odpowiedzi na  skargi, wnioski i petycje wpływające do urzędu oraz prowadzenie ich zbiorczej ewidencji;
12. Opracowywanie projektów regulaminów, zarządzeń wewnętrznych oraz instrukcji z zakresu funkcjonowania urzędu;
13. Wykonywanie zadań związanych z wyborami powszechnymi, samorządowymi, referendami;
14. Przygotowywanie odpowiedzi na wnioski o udostępnienie informacji publicznej oraz na wnioski o ponowne wykorzystanie informacji publicznej;
15. Koordynowanie pracy zespołu ds. zarządzania ryzykiem;
16. Nadzorowanie działań z zakresu kontroli wewnętrznej oraz realizacji zaleceń kontroli zewnętrznych;
17. Archiwizowanie protokołów z kontroli zewnętrznych;
18. Koordynowanie sporządzanych w urzędzie sprawozdań dla potrzeb Głównego Urzędu Statystycznego;
19. Przygotowywanie listów gratulacyjnych i kondolencji;
20. Prowadzenie logistyki usług koniecznych dla prawidłowego funkcjonowania budynków, w których mieści się urząd;
21. Utrzymanie porządku i czystości w budynkach urzędu;
22. Zaopatrywanie urzędu w materiały biurowe, meble i inny sprzęt;
23. Zakup pieczęci służbowych, prowadzenie ich rejestru oraz nadzór nad ich przechowywaniem;
24. Prenumerowanie czasopism na potrzeby urzędu;
25. Prowadzenie całokształtu spraw związanych z ubezpieczaniem oraz utrzymaniem w sprawności technicznej budynków administracyjnych, lokali biurowych i sprzętu;
26. Organizowanie obsługi transportowej Burmistrza oraz pracowników urzędu;
27. Prowadzenie wartościowo-liczbowej ewidencji i oznakowania środków trwałych i nietrwałych w użytkowaniu;
28. Wykonywanie bieżących napraw (stolarskich, ślusarskich, elektrycznych i innych) urządzeń i sprzętu będącego na wyposażeniu Urzędu;
29. Dostarczanie i odbiór korespondencji z Urzędu Pocztowego w Gostyninie;
30. Doręczanie korespondencji wychodzącej z urzędu i innych materiałów informacyjnych do adresatów na terenie miasta;
31. Prowadzenie spraw kadrowych i dokumentacji z tym związanej - pracowników urzędu i kierowników jednostek organizacyjnych gminy;
32. Udział w przygotowaniu i realizacji procesu naboru na wolne stanowiska w urzędzie oraz na stanowiska kierowników miejskich jednostek organizacyjnych;
33. Prowadzenie spraw związanych z organizacją konkursów na stanowiska dyrektorów instytucji kultury;
34. Sprawowanie nadzoru nad organizacją i przeprowadzaniem okresowych ocen kwalifikacyjnych pracowników samorządowych;
35. Sprawowanie nadzoru nad przebiegiem służby przygotowawczej dla nowo zatrudnionych pracowników urzędu;
36. Ustalanie potrzeb szkoleniowych pracowników urzędu, organizowanie szkoleń wewnętrznych oraz zgłaszanie pracowników na szkolenia zewnętrzne w zakresie podnoszenia kwalifikacji zawodowych pracowników;
37. Prowadzenie spraw wynikających z realizacji zasad wykorzystania środków Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych;
38. Organizowanie i kontrolowanie pracy ukaranych i skazanych, skierowanych przez Sąd do wykonywania nieodpłatnej kontrolowanej pracy na cele społeczne;
39. Prowadzenie archiwum zakładowego urzędu i przekazywania akt do Archiwum Państwowego;
40. Prowadzenie spraw związanych z organizowaniem w urzędzie staży, prac społecznie użytecznych, robót publicznych,  prac interwencyjnych, o których mowa w ustawie o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy oraz współpraca z Powiatowym Urzędem Pracy w tym zakresie;
41. Organizowanie praktyk zawodowych uczniów szkół ponadpodstawowych i studentów szkół wyższych;
42. Naliczanie i sporządzanie list wynagrodzeń, zasiłków chorobowych, opiekuńczych i macierzyńskich dla pracowników  urzędu i innych wypłat;
43. Indywidualne zgłaszanie pracowników do ubezpieczenia społecznego i zdrowotnego i rozliczanie składek;
44. Sporządzanie miesięcznych deklaracji i naliczanie składek na Państwowy Fundusz Rehabilitacji Osób Niepełnosprawnych;
45. Sporządzanie i składanie kompletnych wniosków o refundacje wynagrodzeń pracowników zatrudnionych w ramach prac interwencyjnych, robót publicznych i prac społecznie użytecznych do Powiatowego Urzędu Pracy;
46. Obsługa dodatkowego grupowego ubezpieczenia pracowników na życie;
47. Prowadzenie Międzyzakładowej Kasy Zapomogowo-Pożyczkowej;
48. Zapewnianie sprawnego funkcjonowania systemu informatycznego w urzędzie;
49. Nadzorowanie sieci informatycznych, sprzętu serwerowego, oprogramowania systemowego i narzędziowego;
50. Zapewnianie sprawnego funkcjonowania systemów bezpieczeństwa w budynkach urzędu;
51. Wykonywanie funkcji Administratora Systemów Informatycznych w Urzędzie Miasta Gostynina, zgodnie z Zarządzeniem Burmistrza Miasta Gostynina Nr 2/2023 z dnia 2 stycznia 2023 r. oraz funkcji Lokalnego Administratora Systemu (LAS), odpowiedzialnego za wsparcie techniczne użytkowników aplikacji Źródło;
52. Organizacja obsługi prawnej urzędu i jednostek organizacyjnych przez zewnętrzne kancelarie prawne;
53. Prowadzenie spraw związanych ze spadkami, dziedziczonymi przez miasto z mocy ustawy;
54. Prowadzenie spraw związanych ze składaniem oświadczeń majątkowych zgodnie z art. 24h ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym;
55. Gromadzenie dokumentacji w ramach powierzonego nadzoru właścicielskiego nad gminnymi osobami prawnymi.